Testo, expert în tehnologia de măsurare, lider pe piața mondială a tehnologiei de măsurare portabilă și un jucător important în managementul digital al calității pentru siguranța alimentelor, propune retailerilor alimentari și restaurantelor o soluție digitală integrată, un sistem care optimizează procesele aferente asigurării calității, sporind așadar siguranța alimentară, prospețimea și calitatea produselor.

În acest sistem digital de management (SMC) al calității, datele nu se mai colectează manual, pe hârtie, ci prin intermediul listelor de verificare digitale. Iată care sunt principalele avantajele ale unui sistem digital de management al calității pentru retailerii alimentari și restaurante.

Context

Pandemia forțează companiile să își regândească și adapteze metodele de lucru. Dată fiind amploarea globală a pandemiei, companiile din întreaga lume trebuie să se schimbe rapid și uneori foarte radical, pentru a putea să își continue activitatea.

Lanțurile de restaurante se luptă cu forța de muncă redusă și cu scăderea veniturilor, generată de suspendarea temporară a întregii activități, în timp ce retailerii alimentari se confruntă cu o creștere mărită a cererii, cu panica cumpărăturilor, cu implementarea și monitorizarea măsurilor de siguranță pentru protejarea clienților și a angajaților și pentru a reduce răspândirea rapidă a virusului, alături de schimbările din lanțurile de distribuție și întârzierile din livrare.

Eficiența tuturor măsurilor adiționale de siguranță și igienă, atât în timpul contactului cu clienții cât și în timpul manevrării și procesării produselor alimentare, depinde în mare măsură de implementarea cu succes a acestor măsuri în restaurante și în magazine.

Directorii de calitate, cărora le revine responsabilitatea pentru implementarea tuturor acestor recomandări, se confruntă cu provocarea majoră de a-și încuraja toți angajații să implementeze aceste noi programe, îndrumându-i în acest sens și asigurându-se că toate unitățile respectă cerințele și atingpe rformanțele așteptate.

Management prin excepție

Semnificația termenului „Management prin excepție” este evidentă din denumirea sa. Prin această tehnică de management, directorii de calitate intervin în munca angajaților doar în cazuri excepționale. În ceea ce privește activitățile de rutină, angajații iau toate deciziile independent, în aria lor de competență, fiind sprijiniți în munca lor prin obiective predefinite, valori țintă și limite de toleranță.

„Managementul prin excepție” necesită existența unui sistem de informare, monitorizare și notificare care să semnaleze managerului o situație excepțională.

Companiile al căror management al calității se bazează pe sisteme digitale și nu „pe hârtie” se bucură în primul rând de capacitatea de a-și extinde cu ușurință sistemele pentru a include aceste măsuri suplimentare sau de capacitatea lor de a răspunde la schimbări, cum ar fi introducerea serviciilor de livrare și ridicare personală.

Sistemele digitale de management al calității, care pe lângă liste de verificare digitale și monitorizarea automată a temperaturii oferă și o privire de ansamblu consolidată asupra tuturor datelor colectate din toate locațiile, ușurează enorm munca zilnică a directorilor de calitate.

Ce este un sistem digital de management al calității?

Un sistem digital de management al calității (SMC) optimizează procesele aferente asigurării calității, sporind așadar siguranța alimentară, prospețimea și calitatea produselor, crescând totodată siguranța în ceea ce privește controalele de calitate și documentarea lor. Datele nu se mai colectează manual, pe hârtie, ci prin intermediul listelor de verificare digitale.

În combinație cu instrumente de măsurare portabile, care transferă automat valorile măsurate către sistem și data de loggere online care înregistrează și evaluează fiabil temperaturile cu o anumită ritmicitate, un SMC digital permite o transparență deplină a datelor despre calitate, toate într-un singur sistem. În caz de abateri de la valorile limită, personalul primește alarme și are posibilitatea nu doar să analizeze datele și performanța din teren ci și să optimizeze procese înainte de apariția problemelor.

Per ansamblu, aceste proprietăți și avantaje asigură reducerea semnificativă a costurilor cu ajutorulunui SMC digital.

Cinci avantaje ale sistemelor digitale de management al calității în tipuri de criză

Când vorbim despre extinderea pe termen scurt a manualului de calitate existent și de înțelegerea implementării acestuia, chiar și de la distanță, un SMC digital oferă cinci avantaje incontestabile, față de programele birocratice, manuale:

1-Răspuns mai rapid la schimbări

În comparație cu un sistem birocratic, bazat pe hârtii, un SMC digital permite implementarea mult mai rapidă a noilor măsuri de siguranță impuse de contextul pandemic actual, fie că vorbim de magazine, fie că vorbim de restaurante:

-specificațiile intră în vigoare direct și fără acțiuni suplimentare din partea punctelor de lucru, fiind aplicate imediat

-managementul calității dictează care unitate acceptă noile liste de verificare, ceea ce înseamnă că prin simpla apăsare a unui buton, directorii de calitate se pot asigura că vechile versiuni nu mai sunt disponibile și că sistemul distribuie unităților procesele revizuite

-arată chiar și unitățile care lucrează deja, conform noilorspecificații

-utilizatorii implementează imediat noile manuale de calitate, măsuri de igienă și reglementări guvernamentale, fără un consum mare de timp și bani

-utilizatorii implementează noile proceduri de livrare și colectare deja din primul val de pandemie

-comunicarea este mult mai facilă între magazinele/ restaurantele aparținând unei rețele și departamentele centrale cu responsabilități în asigurarea calității

 2-Implementarea intuitivă a noilor măsuri

Listele de verificare digitale au avantajul major de a sprijini angajații în implementarea măsurilor nou introduse nu doar sub formă de text, ci și vizual, prin reprezentări grafice, fotografii etc. Astfel,  angajații sunt instruiți cu privire la modul corect de aplicare a măsurilor fără a trece prin ore întregi de instruire și training.

În cazul în care se încalcă limitele sau un rezultat se abate de la parametrii predefiniți, un sistem digital vine în sprijinul angajaților cu măsuri corective ghidate și îi încurajează să acționeze.

3-Procese fluide grație automatizării

Cu cât sunt mai automatizate procesele și cu cât necesită mai puțină intervenție umană sau chiar deloc, cu atât acestea se pot desfășura mai fluid în timp de criză, rămânând mai mult timp pentru lucruri mai importante. Acest lucru este evident în special în exemplul monitorizării automate a temperaturii vitrinelor și camerelor frigorifice comparativ cu jurnalele de temperatură manuale.

Congelatorul/vitrina frigorifică și camerele frigorifice sunt dotate cu data loggere care înregistrează, stochează și transferă în permanență temperaturile în SMC-ul digital într-un ciclu de măsurare definit. Dacă temperaturile măsurate se abat de la valorile limită definite, sistemul poate trimite alerte avertizându-i pe cei responsabili.

Monitorizarea automată a temperaturii reprezintă un instrument important care reduce volumul de muncă al angajaților, astfel încât aceștia să se dedice unor activități profitabile precum un serviciu excelent în folosul clienților.

4-Colectarea digitală a datelor pentru mai multă transparență

În cazul în care angajații dintr-un magazin sau restaurant folosesc un dispozitiv mobil și liste de verificare digitale în locul creionului și hârtiei, datele înregistrate se consolidează și pot fi analizate cu ajutorul software-ului. Atât managementul local cât și managementul calității beneficiază de transparență detaliată în ceea ce privește performanța unității.

5-Auditarea la distanță simplificată

Managementul calității în marile companii de retail & FMCG nu implică, de regulă, responsabilitate pentru o singură unitate/ sucursală/ filială, ci pentru toate zonele, toate unitătile dintr-o țară sau chiar din regiuni care cuprind câteva țări.  În contextul pandemic actual, acest fapt vine cu și mai multe provocări. Cum poate fi monitorizată performanța unităților date fiind restricțiile de deplasare și regulile de distanțare socială care fac imposibilă vizitarea supermarketurilor/restaurantelor în persoană?

Răspunsul este un sistem digital de management al calității. Grație stocării automate în cloud, atât conducerea sucursalei, cât și managementul calității la nivel central pot vizualiza datele colectate și rezultatele unităților individuale pe un dashboard, consolidate și prezentate clar în formă grafică. Cu datele de acces potrivite, managementul calității poate accesa datele de oriunde, poate vizualiza, analiza și, astfel, poate evalua performanța tuturor unităților, dintr-o privire.

În ultimă instanță, această transparență asupra statusului tuturor sucursalelor care intră în aria de responsabilitate a directorului de calitate facilitează și aplicarea managementului prin exceptie. Pe scurt: managementul calității poate vedea dintr-o privire care unități se descurcă bine și care se descurcă mai puțin bine cu implementarea măsurilor.

Prin urmare, sucursalele care au nevoie de suport sunt imediat identificate și se pot dezvolta strategii specifice pentru suport optim. Timpul câștigat astfel poate fi folosit eficient pentru a găsi soluții la alteprobleme și provocări.

Concluzie

Implementarea unui SMC digital economisește bani. Însă, mai important, creează o bază fiabilă pentru a răspunde rapid și flexibil la schimbări, în special în perioade de criză. La urma urmei, capacitatea de adaptare la schimbare în cel mai scurt timp posibil devine un factor cheie pentru succes, în special în sectorul de comercializare alimente și catering.

Totodată, criza actuală oferă posibilitatea de a reflecta asupra modurilor tradiționale de lucru și, ca răspuns, de a face pași practici spre digitalizare și automatizare. „Managementul prin excepție” permite managementului calității să intervină punctual,doar atunci când este cu adevărat necesar.

Auditorii nu mai sunt nevoiți să se deplaseze de la o unitate la alta pentru a verifica dacă se respectă toate cerințele. Prim urmare, timpul câștigat prin aplicarea unui „Management prin excepție” poate fi folosit într-un mod mult mai profitabil de cătrecompanie.

Testo

Testo, expert în tehnologia de măsurare, lider pe piața mondială a tehnologiei de măsurare portabilă și un jucător important în managementul digital al calității pentru si guranța alimentelor, are o experiență de 60 de ani pe piața de profil.

Brandul Testo este unul recunoscut pe plan internațional, iar deschiderea filialei din România în 2011 a reprezentat un pas natural înevoluția companiei. Testo România este prezentă pe piața românească atât prin cele două birouri din Cluj-Napoca și București, cât și prin partenerii de distribuție din toată țara.

Mai multe informații pe www.testo.com/ro // e-mail: [email protected]// tel.+40 720533171