Tot mai multe ţări terţe în comerţul cu animale şi alimente utilizează sistemul online “TRACES”, pentru exporturile lor către Uniunea Europeană. Poate fi realizat astfel un transfer automat al informaţiilor cuprinse în certificatele de import, către documentul veterinar comun de intrare (DCVCI), prin duplicare. Atât posturile de inspecţie la frontieră (PIF), cât şi agenţii de expediţie, au la dispoziţie această opţiune.   Deschiderea spre certificatele de import Accesul online la certificatele de import poate fi făcut prin hiperlink sau prin meniu. Prin meniul “Certificat veterinar de export către UE”, există două posibilităţi de obţinere a accesului la certificatele de import, în funcţie de informaţiile aflate în aceste documente:

1. Postul de inspecţie la frontieră (PIF) sau agentul de expediţie bifează rubrica “de validat”, din criteriile de căutare ale certificatelor de import, moment în care pe monitor apar certificatele solicitate, condiţionat de completarea unor rubrici specifice, de către agent.
2. Agentul de expediţie introduce în criteriile de căutare, pornind de la certificatul de import încredinţat de către importator, numărul local de referinţă, numărul de referinţă TRACES şi ţara de origine. Pe ecran vor fi afişate certificatele, indiferent dacă rubrica agentului de expediţie este completată sau nu, cu datele declarantului.

  Postul de inspecţie la frontieră şi agentul de expediţie pot completa sau modifica informaţiile de la rubricile “Persoană responsabilă cu încărcătura”, “Locul de destinaţie”, “Importatorul” şi chiar “Punctul de inspecţie la frontiera de intrare în Uniunea Europeană”, dacă certificatul de import nu a fost duplicat. Pentru salvarea noilor informaţii, utilizatorul trebuie să îl supună certificării înainte de duplicare.   Această funcţie, disponibilă postului de inspecţie la frontieră, vizează doar desemnarea persoanei responsabile de încărcătură, cu scopul iniţierii Documentului veterinar comun de intrare pentru animale/produse de origine animală sau al transferării certificatului de import la un alt punct de inspecţie al frontierei, în contextul unei erori de notificare sau al schimbării punctului de intrare. Întrucât există o strânsă legătură între agentul de expediţie şi punctele de control ale frontierei, primul trebuie să aibă acces la selecţia punctelor de inspecţie. Duplicarea şi tipărirea documentelor veterinare comune“Duplicarea certificatului de import, ca document veterinar comun de intrare, poate fi iniţiată de postul de inspecţie la frontieră sau de agentul de expediţie, în mod direct sau în urma modificării şi salvării noilor date, executând clic pe butonul Duplicare ca DVCI, din certificatul de import. În cazul în care postul de inspecţie la frontieră duplică certificatul de import ca DVCI, persoana responsabilă de încărcătură nu va mai avea acces la butonul Duplicare ca DVCI şi viceversa,” (Trade Control and Expert System, “Documente veterinare comune de intrare pentru animale şi produse de origine animală”). Importatorul poate să acceseze şi să modifice certificatul de import cu condiţia să fie utilizator al sistemului TRACES, în aceeaşi măsură ca agentul de expediţie, cu interdicţia însă de a-l duplica. Intervenţia sa este importantă în desemnarea persoanei responsabile de încărcătură şi pentru specificarea locului de destinaţie.   Tipărirea unui document veterinar comun de intrare (draft, nou, validat etc.) se face prin deschiderea unui DVCI, executându-se clic pe butonul “imprimare”. Această operaţie va deschide o nouă fereastră, unde pot fi selectate una sau mai multe limbi, pentru tipărirea documentului prezentat în format PDF. Statutul DVCI apare supraimprimat; un singur DVCI validat este supraimprimat cu menţiunea “original”.   Regimul lingvistic din cadrul Uniunii Europene impune întocmirea într-una dintre limbile punctului de inspecţie la frontieră (de la intrare) şi într-una dintre limbile oficiale ale ţării de destinaţie. Înainte de tipărirea certificatelor, acestea sunt salvate în calculatorul utilizatorului (mai întâi, ca fişiere temporare). În cazul în care Windows este autorizat să salveze pagini criptate, este posibil ca tipărirea acestor certificate să fie blocată ulterior.