Chiar așa! Cum se face o prezentare? Dar, înainte de a răspunde la această întrebare, să răspundem la alta: De ce e nevoie să publicăm un asemenea articol? Simplu: Pentru că, de multe ori, am întâlnit la conferințele la care am participat sau pe care, alături de colegii mei, le-am organizat, speaker-i pe care nu îi asculta nimeni, speaker-i care nu știau să vândă, speaker-i care, deși dețineau poziții foarte importante în companiile pe care le reprezentau, prin prezența la microfon își făceau mai mult rău, decât bine. Culmea e că, uneori, deși sala fusese plină, ulterior evenimentelor, unii dintre ei spuneau nemulțumiți: ”Nu am avut rezultate”. Păi, cum să ai, dacă nu știi să faci o prezentare!? Eu, ca organizator, ți-am vândut minute și ți-am adus lume în sală, vânzarea ține de ce poți tu, nu eu! E ca la spectacol: degeaba impresarul vinde bilete, dacă artistul e slab! La microfon ești actor, nu om de afaceri!

Autosuficiența

Din păcate, din cauza unei mari doze de autosuficiență, mediul business e scorțos. Mulți cred că dacă păstrează o atitudine rigidă și încruntată, afacerile vor merge mai bine. Iar, când vine vorba de a reprezenta interesele firmelor în fața unui auditoriu, devin și mai scorțoși, și mai rigizi, și mai încruntați.

Se poate și altfel: să fie degajați, să fie zâmbitori dar, cu toate acestea, să se mențină în șabloane corporatiste pe care, Doamne-ferește să le încalce!   Ambele atitudini sunt contraproductive. Desigur, aceia care sunt desemnați să facă o prezentare pot fi foarte buni profesioniști. Desigur, cunosc la perfecțiune produsul pe care vor să îl vândă, iar dacă ar fi să dialogheze în particular, cu un posibil client, totul ar fi ok.

Dar în fața microfonului? Dar în fața unei audiențe? Categoric, atitudinea trebuie să fie alta.   În primul rând, persoana care va urma să reprezinte o firmă în fața unui public va trebui să fie aleasă cu multă grijă. Iar, aceia care decid, trebuie să țină cont și de alte criterii, în afară de cel al poziției în companie sau nivel de pregătire profesională.

Mai presus de orice, aceia care aleg speaker-ul care îi va reprezenta, trebuie să fie conștienți că, în fața microfonului, respectivul va fi în primul rând actor. El va trebui să știe cum să capteze atenția unui public la fel de bine pregătit dar foarte atent cu banii companiilor care i-au trimis la eveniment, fiind, deci, un public dificil și, mai ales, un public zgârcit! El va trebui să se facă plăcut și, în același timp, să explice avantajele produsului pe care trebuie să-l vândă, pentru că de aceea a cumpărat spațiu de prezentare de la organizatorii evenimentului.  

Desigur, nu toată lumea e înzestrată cu har. Dar chiar și micile veleități pot fi antrenate. Așadar, compania trebuie să-și pregătească speaker-ul pe care îl va folosi ani de zile, trimițându-l să ia lecții de dicție, de limbaj non-verbal, de oratorie, de fapt, de actorie. Cheltuiala poate să fie serioasă, dar câștigul va fi pe măsură. Unde să-l pregătească? Da, chiar la o școală de teatru.

Nu râdeți, așa fac și marile companii din occident! Cât, despre revenirea ”actorului” de moment, la statutul de om de afaceri, acest lucru se va întâmpla ulterior, la semnarea viitoarelor contracte.  

Câteva sfaturi de bază  

Pentru a trece de considerentele generale de mai sus, pe care autorul și le asumă integral, iată câteva sfaturi de bază, oferite de Terry Gault, printre altele, conferențiar la Facultatea de Arta Actorului a Universității din Kent, adică, aceea care, nu doar că pregătește speaker-ii marilor companii, dar la care se pregătesc și știriștii de la BBC:  

-Salutați publicul cu un zâmbet. Audiența va reacționa instinctiv, tot cu zâmbet.

-Dacă sunteți doamnă, alegeți rochia inteligent. Nu lăsați aspectul fizic să distragă atenția de la ceea ce spuneți.

-Vorbiți clar, ferm și cu încredere. Distanța buzelor față de microfon trebuie să fie de cel mult 1,5 cm.

-Dați timp publicului să ”absoarbă” fiecare punct (Ați băgat de seamă cum fac actorii de comedie? Spun poanta, apoi fac o pauză scurtă, pentru aplauze. N.a.)

-Nu vorbiți monoton. Ridicați privirea și adresați cuvintele privind spre audiență.

-Fixați parteneri de ”dialog”, din sală și păreți a vă adresa lor.

-Folosiți tăcerea pentru a sublinia punctele forte. Publicului va ști că vine ceva important.

-Intrați în dialog cu sala chiar din timpul prezentării, pentru a-i determina să ceară singuri detalii.

-Contactul vizual este crucial, pentru a menține atenția publicului. Nu forțați audiența să stea cu ochii doar pe slide-uri. Încercați să implicați pe toată lumea, nu doar pe cei din primul rând.

-Gesticulați folosind ambele mâini. Speaker-ii de slabă performanță păstrează mâinile pe pupitru sau în buzunare! Nu stați lipiți într-un singur loc sau ascunși în spatele pupitrului! Speaker-ii de efect traversează scena, captând astfel atenția tuturor și implicând succesiv diferite părți ale publicului.

-Nu fiți pompoși, autoritari, încrezuți, plictisitori!

-Nu priviți prea mult la notițe, veți sugera nesiguranță.

-Folosiți umorul cu moderație și inteligență, eventual, povestind întâmplări vesele care să reliefeze beneficiul utilizării produsului pe care îl prezentați.

-Este normal să aveți emoții. Acesta este un lucru bun, deoarece vă face mai plini de energie. (Dar, la fel ca artiștii, transformați emoția în energie creatoare, nu în teamă! n.a.)  

-NU DEPĂȘIȚI TIMPUL ALOCAT!

Zece greșeli frecvente

1-Utilizarea insuficientă a gesturilor și mișcărilor: Cei mai mulți prezentatori se tem să gesticuleze și să se folosească de spațiu. Acest lucru determină o atitudine rigidă. Ignorant, speaker-ul se va întreba: "Ce naiba fac cu mâinile?!?" Răspunsul vine din teatru: ”Folosește-le inteligent!” Temător, speaker-ul va întreba: ”Ce fac eu cu scena?” Răspunsul vine tot din teatru: ”Folosește-o pe toată.

2-Exprimare fără energie: 80 % dintre prezentatori nu consumă suficientă energie, arătând audienței că sunt neimplicați și neinteresanți. Energia determină carisma, carisma determină empatia cu publicul, empatia determină vânzarea produsului.

3-Siguranță de sine exagerată: La fel ca în teatru, siguranța de sine exagerată irită.

4-Prezentarea nu este suficient de bine pregătită: Nu este vorba despre datele produsului, ci despre ”partitura” care trebuie ”interpretată”.

5-Supralicitarea elementelor tehnice: Power-Point, AVI, doc., Explorer, nu credeți că e prea mult!?

6-Prezentarea conține prea mult material: 1-Audiența va începe să se întrebe în gând când veți termina, ca să iasă să bea o cafea. 2-În trei minute de la final, publicul va uita ce ați vorbit. 3-Vă puneți singuri în situația jenantă de a vi se tăia microfonul.

7-Graba: Expresiile își vor pierde din impact. Încetinind și folosind mai multe pauze veți da timp publicului să asimileze informația și vă veți acorda timp să vă formulați ideile în propoziții succinte și concludente.

8-Prezentare excesivă a datelor: Incorect! Spuneți ”O POVESTE” despre un produs. Datele tehnice, în amănunt, se prezintă în dialoguri individuale (Leslie Bradshaw- COO Big Data: ”O prezentare e precum un iceberg: La suprafață este imaginea, e povestea, iar sub linia de plutire sunt datele tehnice”).

9-Vulnerabilitate: Prezență scenică total inadecvată, cauzată de emotivitate, nesiguranță, teamă. Nu este vina speaker-ului, ci a celui care l-a desemnat să susțină prezentarea (Brene Brown-Manager TED: ”Cuvântul curaj vine din latinescul cor-inimă. Așadar, vorbiți din inimă, spuneți povești care să vândă produsul, nu care să vă arate pe dumneavoastră cât de buni profesioniști sunteți!”)

10-Speaker-ul se ia prea în serios: Mulți vorbitori tind să fie foarte gravi și formali, în loc să fie autentici. Formalismul rigid poate acumula respect, dar ce valoare mai are respectul, dacă, ulterior, cei din audiență nu vor dori să petreacă timpul cu ei!? Și, se știe bine, în momentele de networking se aranjează afacerile. 

La toate aceste puncte negative amintite de Terry Gault, îmi permit a adăuga încă unul:

11.Romgleza, mai precis, îmbinarea limbii române cu cuvinte englezești atunci când nu e cazul.

Ca exemplu nefericit, țin minte perfect momentul în care, acum vreo opt ani, la un simpozion organizat de agenția infoGROUP, un speaker care prezenta niște mulgătoare automate a spus textual, cu un accent similar aceluia folosit de Alexandru Arșinel, când voia să pară american sosit la București: ”Folosind echipamentele noastre, mulgătorul va PERFORM mai bine la ugerul vacii” (sic!). Și, aternție, era român! Să nu uit! După câțiva ani, firma și-a retras reprezentanța din România! 

N.A.: Am ales special imaginile de ilustrare ale acestui articol, pentru că ele ne spun un lucru: ”A vinde fără să arăți produsul, ASTA E ADEVĂRATA ARTĂ A ORATORIEI!”