În aria celor care participă la importuri şi transporturi prin trecerea directă a frontierei, se numără şi utilizatorii sistemului informatic TRACES, responsabili de procedurile declarării la frontieră. Acest sistem deţine toate funcţiile care fac posibilă întocmirea de documente veterinare comune pentru animale (DVCI-A) şi pentru produsele de origine animală (DVCIP). Sistemul TRACES şi documentele veterinare comune Sistemul computerizat este produs şi se adresează inspectorilor oficiali responsabili de efectuarea controalelor, precum şi agenţilor de expediţie responsabili de procedurile administrative, indiferent dacă aceşti utilizatori îşi desfăşoară activitatea în ţări ale Uniunii Europene sau în ţări terţe care au adoptat sistemul TRACES. Trebuie menţionat că numai autorităţile competente pot crea organizaţii prin intermediul acestui sistem, autorităţile din ţările terţe neavând posibilitatea de a crea organizaţii în cadrul Uniunii Europene. Printr-un singur clic însă, poate fi iniţiată procedura de creare a unei noi organizaţii specifice în cadrul UE, de către cei care îndeplinesc condiţiile comunitare. Doar accesând altă variantă computerizată puteţi crea o organizaţie într-o ţară terţă. Aceeaşi organizaţie poate avea mai multe activităţi care trebuie definite la rubrica “tip”, prin utilizarea butoanelor “Eliminare” sau “Adăugare”. În câmpul “cod poştal” trebuie selectat oraşul aferent organizaţiei, codul poştal nefiind valabil decât în cadrul UE, pentru ţările terţe acesta fiind înlocuit cu provincia sau statul. Un link automat trimite la autoritatea responsabilă de organizaţia astfel creată.Această autoritate nu va apărea decât ulterior validării organizaţiei. Unităţile care trebuie enumerate de Comisia Europeană nu pot fi create cu tip de activitate aprobat. Salvarea printr-un clic şi întoarcerea la ecranul anterior prezintă operatorului două observaţii: Observaţia 1 a)     Codul de asamblare: se referă la organizaţie, trebuie să fie unic într-o ţară dată, nu este obligatoriu şi poate fi identic cu numărul de aprobare al organizaţiei. b)    Numărul de aprobare: trebuie specificat pentru fiecare tip (activitate a organizaţiei), este obligatoriu (ex: Exportator) sau opţional (ex: Carantină) în funcţie de tip, poate fi identic sau diferit în funcţie de organizaţie. Observaţia 2: Agenţii de expediţie profesionişti au ca activitate “responsabil de încărcătură”. Aceştia sunt legaţi în mod exclusiv de un Post de Inspecţie la Frontieră (PIF). Pentru a crea o organizaţie de acest tip, trebuie alocat mai întâi un PIF, printr-un clic pe căsuţa corespunzătoare. Organizaţia poate fi creată în timpul întocmirii unui document veterinar comun de intrare pentru animale sau a unui document primar comun de intrare pentru produse de origine animală. Unităţile care trebuie clasificate de Comisia Europeană nu pot fi create cu un tip de activitate aprobat. Spre deosebire de procedura înfiinţării unei organizaţii din meniul programului, trebuie selectat un tip principal. Această opţiune depinde de marfa prezentată în declaraţie. Înlocuirea sau modificarea documentului veterinar comun de intrare Punctul de inspecţie la frontieră şi agentul de expediţie pot completa sau modifica informaţiile de la rubricile “Persoană responsabil cu încărcătură”, “Locul de destinaţie” sau “Importatorul”. Pot schimba chiar Postul de inspecţie la frontieră, la intrarea în UE, câtă vreme certificatul de import nu a fost duplicat. Pentru salvarea noilor informaţii, utilizatorul programului trebuie să îl supună certificării, înainte de duplicare. Această funcţie este disponibilă în Postul de inspecţie la frontieră ce vizează doar desemnarea persoanei responsabile cu încărcătură, în scopul iniţierii documentului veterinar comun de intrare sau al transferării certificatului de import la un alt punct de inspecţie la frontieră, în contextul unei erori de notificare sau al schimbării punctului de intrare. În cazul în care certificatul de import este duplicat ca document veterinar comun de intrare, persoana responsabilă de încărcătură nu va mai avea acces la butonul “Duplicare ca DVCI” şi viceversa. Importatorul poate accesa şi modifica certificatul de import, cu condiţia să fie utilizator al sistemului TRACES, în aceeaşi măsură ca agentul de expediţie, însă fără drept de duplicare a documentului. Intervenţia sa este importantă pentru desemnarea persoanei responsabile de încărcătură şi pentru specificarea locului de destinaţie. Regimul lingvistic din cadrul UE impune întocmirea documentului veterinar comun pentru intrare (DVCI) într-una dintre limbile oficiale ale punctului de inspecţie la frontieră şi într-una dintre limbile oficiale ale ţării de destinaţie. Există doar două modele DVCI: DVCI pentru animale şi DVCI pentru produse de origine animală. Limba certificatului poate fi, de asemenea, din lista derulată corespunzătoare. În cazul în care se utilizează un browser Internet Explorer, se recomandă verificarea parametrilor în bara de sarcini Windows > Control Panel > Dublu clic pe Internet Options. Se va selecta rubrica “Advanced”, fără a fi selectată opţiunea “Do not save encrypted pages to disk” din cadrul secţiunii “Security”. Executând ulterior clic pe Apply şi OK vor fi salvate modificările. Înainte de tipărirea certificatelor TRACES, acestea sunt, mai întâi, salvate ca fişiere temporare în calculatorul utilizatorului. Toţi utilizatorii implicaţi primesc odată pe zi notificările electronice pentru a le aminti anumite acţiuni pe care aceştia trebuie să le efectueze în sistemul TRACES. În special, acestea cuprind toate certificatele grupate pe categorii: certificate de import, DVCI-A, DVCI-P. hiperlink-urile certificatelor permit accesarea acestora în mod direct. În cazul tranzitului dintre două ţări terţe sau în cazul transbordării, mesajele electronice de notificare sunt transmise imediat după validarea DVCI-ului în vederea informării punctelor de inspecţie a frontierei dispuse în ţările vizate şi a ţărilor terţe de destinaţie conectate la sistemul TRACES. În cazul respingerii unui transport certificat TRACES, ţările terţe primesc o notificare expresă. Ţările din cadrul UE nu primesc nicio notificare pentru DVCI-uri întocmite de ţări terţe. În cadrul procedurilor speciale, cum ar fi tranzitul dintre două ţări terţe, transbordarea către un alt punct de inspecţie a frontierei, canalizarea produselor speciale sau neconforme, Unitatea Veterinară Locală (UVL) responsabilă de unităţile de depozitare trebuie să desfăşoare un control. În acest sens, autoritatea competentă în cauză trebuie să deschidă DVCI-ul şi să completeze fereastra “control”, după activitatea acesteia.